Asasasas Pengorganisasian Kantor. Tujuan kantor tercapai melalui kegiatan komunikasi, kalkulasi, pengelolaan warkat, laporan dan prosedur rutin. Untuk memberikan kemudahan bagi pencapaian tujuan itu, manajemen kantor mengenal beberapa asas. Terdapat 8 asa manajemen kantor menurut Neuner dan Keeling: a Pekerjaan kantor dapat dilayani dengan segala keperluan unitnya masing-masing. b) Pekerjaan dapar dilakukan menurut urutan keoentingan yang bersangkutan. c) Pekerjaan dilakukan oleh masing-masing unit dengan syarat-syarat tertentu. d) Cepat dalam memproses pekerjaan kantor. kerugian asas desentralisasi. a) pekerjaan akan terlalu bebas. Asassentralisasi ini memiliki beberapa kelebihan, antara lain yaitu: a) Kegiatan kantor dipimpin oleh seorang yang ahli dalam bidang perkantoran. b) Keseragaman dapat dicapai (metode-metode pekerjaan dapat diterapkan secara cepat dan seragam). c) Mesin-mesin kantor dapat didayagunakan sepenuhnya. d) Latihan-latihan karyawan kantor dapat Adapundalam pelaksanan pekerjaan kantor dikenal 3 asas pengorganisasian pekerjaan kantor, ketiga asas tersebut adalah: 1. ada berapakah bidang kegiatan dalam pekerjaan kantor? Sebutkan dan jelaskan! Komunikasi Kegiatan bertukar informasi baik menyampaikan maupun menerima dalam hal pekerjaan kantor demi tercapainya suatu tujuan perusahaan Meningkatkanefisiensi kerja dan mengurangi biaya operasi . Faktor-faktor yang mempengaruhi penataan ruangan kerja kantor. Dalam menata ruang kerja kantor agar memperoleh hasil yang optimal perlu memperhatikan beberapa faktor yang bersifat umum dan khusus. Bersifat umum artinya berlaku secara merata kalau tidak ada yang membuat beda yaitu Segenapkerja ketata usahaan atau pekerjaan kantor yang dilakukan dalam suatu organisasi harus pula diorganisir, yaitu dibagi-bagi, disusun dalam kerangka hubungan-hubungannya satu sama lain. Dalam hubungannya dengan unit-unit organisasi yang ada di dalam organisasi secara keseluruhan, maka pengorganisasian pekerjaan kantor dapat memakai asas : dipimpinoleh seorang kepala/manajer, serta pelimpahan wewenangwewenang tertentu kepada pihak tertentu untuk pelaksanaanya. Pengorganisasian pekerjaan kantor bila dihubungkan dengan organisasi secara keseluruhan, maka dapat menggunakan 3 (tiga) asas , yaitu asas Sentralisasi, Desentralisasi dan asas campuran antara Sentralisasi dan Desentralisasi. 41. Asas-asas Pokok Pengorganisasian. Pengorganisasian merupakan penentuan dan penggolongan kegiatan-kegiatan yang diperlukan untuk tujuan organisasi/perusahaan, pengelompokan kegiatan-kegiatan tersebut ke dalam suatu bagian yang dipimpin oleh seorang kepala/manajer, serta pelimpahan wewenang- wewenang tertentu kepada pihak tertentu untuk pelaksanaannya. AsasPengorganisasian Manajemen Perkantoran - KANG DADANG Blog. Perkantoran: Asas Pengorganisasian Pekerjaan Kantor. √ Organisasi Adalah: Pengertian, Asas, Struktur, Kelebihan, Kekurangan. Pengertian Struktur Organisasi, Fungsi, Jenis dan Faktor yang Mempengaruhinya. ASAS MANAJEMEN PERKANTORAN. √ 3 Karakteristik Administrasi Perkantoran WoVaqF. ASAS PENGORGANISASIAN PELAKSANAAN PEKERJAAN KANTORpelaksanaan pekerjaan yang dapat diorganisasikan dilakukan dengan berpedoman pada 3 asas, yaitu sebagai berikut1. Asas sentralisasi Pemusatan desentralisasi Pemencaran3. Asas gabungan atau Kombinasi antara sentralisasi dengan Asas Sentralisasi Pemusatan Adalah pelaksanaan kegiatan atau pelayanan dalam bidang tata usaha di suatu organisasi atau suatu kantor, dilakukan atau dipusatkan pada satu satuan organisasi unit khusus yang khusus menangani pekerjaan kantor atau pegangan informasi. Misalnya, bagian tata usaha/bagian sekretariat schingga unit-unit pelaksanaan tugas pokok dalam organisasi itu dibebaskan dari pekerjaan kantor yang bersifat pelayanan sepertiaPenggandaanbPengelolaan arsipcPengetikan surat dan lain-lainAsas sentralisasi bagi pekerjaan berkaitan dengan spesialisai atau pengkhususan dalam pelaksanaan pekerjaan oleh petugas secara terus atau keuntunganpenerapan asas sentralisasi adalaha. Mudah menyeragamkan cara kerjab. Mudah melakukan pengawasanc. Penggunaan perabot dan peralatan kantor lebih bisa dihemat. d. Mudah meratakan beban kerja kegiatan kantore. Penggunaan Tenaga Kerja Lebih Fleksibel Pengertian Organisasi Organisasi adalah kerangka, sebagai wahana orang – orang bertindak. Organisasi mengandung pengertian penyusunan tenaga kerja dan pembagian tugas. Sedangkan mengorganisasikan adalah menyusun bagian – bagian sedemikian rupa sehingga seluruhnya bekerja sebagai satu badan yang disatukan. moekijat, 19976 Organisasi adalah setiap system kerja sama yang dijalankan oleh sekelompok orang untuk mencapai tujuan tertentu. System tersebut terdiri dari 3 unsur yang saling berhubungan, yaitu sekelompok orang, kerja sama, dan tujuan tertentu. Setiap organisasi terdiri dari sekelompok orang. Orang – orang ini melakukan suatu kegiatan dengan cara bekerjasama. Atau dengan kata lain organisasi adalahproses kerjasama dua orang atau lebih dalam system social, struktur, kultur, ,wadah ataupun iklim tertentu untuk mencapai tujuan secara efektif dan efisien. Alasan pentingnya Organisasi Sebagai wadah anggota organisasi melekukan kegiatan untuk mencapai tujuan, organisasi dianggap penting. Anggapan tersebut tidak salah karena 1 Organisasi mengandung delegasi tugas seseorang tidak dapat mengerjakan semuanya dengan sendiri 2 Organisasi mempengaruhi koordinasi 3 Organisasi menentukan tanggung jawab jabatan perseorangan 4 Organisasi merumuskan otoritas untuk melaksanakan tugas 5 Organisasi dapat mempengaruhi motivasi dan semangat kerja pegawai moekijat;19976 Prinsip – Prinsip Organisasi yang Baik Untuk menciptakan kondisi suatu lembaga kerja yang menyenangkan maka harus mengetahui prisnsip – prinsip bagi organisasi yang baik, prinsip – prinsipnya yaitu 1 Harus ada garis – garis otoritas yang jelas dari bagian puncak sampai bagian terbawah perusahaan atau lembaga. 2 Otoritas harus dihubungkan dengan tanggung jawab 3 Jenjang pengawasan harus tepat 4 Pengawasan pusat dengan desentralisasi myang maksimum 5 Menjamin adanya garis komunikasi yang baik, baik secaramendatar maupun secara vertical. 6 Otoritas dan tanggung jawab harus dirumuskan 7 Menggunakan prinsip spesialisasi dengan sebaik – baiknya Pengorganisasian Pekerjaan Kantor Pengorganisasian dapat memakai asas pemusatan sentralisasi atau asas pemencaran desentralisasi Asas Sentralisasi Dengan asas ini semua kerja perkantoran dalam organisasi yang bersangkutan dibebankan dan dilaksanakan oleh sebuah satuan organisasi yang berdiri sendiri disamping satuan – satuan organisasi yang memikul pekerjaan – pekerjaan operatif. Dalam hal ini, organisasi yang melaksanakan tugas – tugas induk yaitu misalnya mengetik, surat – menyurat, menyalin warkat atau memelihara arsip. Jadi masing – masing satuan organisasi itu secara sentral melayani seluruh satuan organisasi dalam ruang lingkup tugasnya itu. Kelemahan Asas Sentralisasi Banyak pekerjaan kantor yang tertunda karena terlalu banyak pekerjaan yang ditangani Kebutuhan khas dari masing – masing unit belum tentu dapat dipenuhi oleh pusat. Kelebihan Asas Sentralisasi Mudah meyeragamkan cara kerja Mudah melakukan pengawasan Penggunaan perabotan dan peralatan kantor bisa lebih hemat Mudah meratakan beban kerja kegiatan kantor Penggunaan tenaga kerja lebih fleksibel Asas Desentralisasi Berdasarkan asas ini masing – masing satuan organisasi dalam seluruh organisasi disamping melaksanakan tugas – tugas induk nya juga melakukan semua kerja ketatausahaan yang terdapat dalam lingkungannya sendiri. Misalnya bagian produksi dalam suatu perusahaan melaksanakan pula tugas – tugas korespondensi, memperbanyak sendiri warkat – warkat, dan mengurus kamar arsip untuk menyimpan surat – suratnya. Kelemahan Asas Desentralisasi Pemborosan biaya kantor Sulit mengadakan pengawasan pekerjaan kantor dari pihak pusat Penyimpanan arsip tersebar di berbagai lokasiKelebihan Asas Desentralisasi Kelebihan Asas Desentralisasi Mempercepat proses pekerjaan kantor sesuai kebutuhan unit masing – masing Kebutuhan khas dari unit organisasi dapat terpenuhi Keperluan arsip mudah dipenuhi, karena arsipnya dikenal baik. Pelayanan – pelayanan kantor yang dapat di desentralisasikan antara lain adalah Surat – surat yang akan diterima dan yang akan dikirim Telepon, faximile, dan metode komunikasi lainnya Penerimaan tamu Penggandaan surat termasuk fotokopi Penyimpanan surat dan warkat Pengetikan Pekerjaan menghitung Perlengkapan kantor dan alat tulis Pengawasan formulir Pembersihan kantor Daftar hadir Bagian Pelayanan Cabang Belawan Medan selalu berusaha meningkatkan mutu kerja pegawai melalui peningkataan efesiensi. Para Pegawai dan staff diharapkan dapat meningkatkan efesiensi kerja sehingga tujuan dari bagian pelayanan dapat dicapai. Efesiensi kerja suatu ukuran keberhasilan yang dinilai dari memanfaatkan secarea maksimal sumber daya yang ada untuk mencapai hasil dari kegiatan yang dijalankan. Efesiensi merupakan perbandingan yang terbaik antara input masukan dan output hasil antara keuntungan dengan sumber-sumber yang dipergunakan, seperti juga hasil optimal yang dicapai dengan penggunaan sumber yang terbatas. Efesiensi kerja menjadi salah satu acuan dalam menilai kinerja dari sebuah perusahaan. Suatu pekerjaan itu dilakukan secara efesien jika pencapaian suatu hasil yang ditetapkan itu dilakukan dengan prosedur kerja yang ada sehingga menghasilkan pekerjaan yang maksimal dengan memanfaatkan sumber daya yang ada secara maksimal. Jadi, efesiensi kerja adalah usaha untuk mencapai suatu hasil yang diinginkan secara maksimal dengan memanfaatkan sumber daya yang ada secara maksimal dengan tetap mengikuti prosedur kerja yang sudah ditetapkan. B. Asas-asas Efesiensi Pekerjaan Kantor Di dalam kantor, perlu diterapkan efisiensi pekerjaan agar pekerjaan dapat berjalan lebih baik. Untuk mencapai tujuan itu, ada beberapa asas yangperlu diterapkan. Menurut Maris dalam blognya memaparkan 5 asas dalam kerja, yaitu Universitas Sumatera Utara 1. Asas perencanaan Segala sesuatu kegiatan harus punya perencanaan, agar dapat dijalankan dengan benar, tepat, dapat dikontrol dan juga dapatdievaluasi, sehingga dapat diperoleh hasil yang maksimal berarti penetapan langkah-langkah tindakan yang diperlukan dalam rangka pencapaian tujuan dengan mengadakan perhitungan-perhitungan secara matamg dan pertimbangan- pertimbangan yang sebaik-baiknya. Perwujudan perencanaan pekerjaan kantor itu berupa penetapan pedoiman tentang maksud dan pengurusan warkatberkas, pedoman tentang prosedur atau tata kerja, pedoman tentang pengadaan mesin- mesin kantor dan penggunaannya, pedoman dan perancangan dan pengendalian formulir. 2. Asas penyederhanaan Penyederhanaan dilakukan dengan tujuan supaya suatu pekerjaan menjadi lebih mudah atau lebih ringan untuk ini meliputi penggunaan cara-cara yang lebih mudah, praktis dan cepat. Dalam pelaksanaan asas ini biasanya dilakukan penelitian tentang penggunaan waktu dan gerak time and motion study dan penelitian terhadap susunan organisasi dan tata kerja organization and method. Dalam penelitian tersebut diadakan pertimbangan-pertimbangan tentang langkah-langkah tindakan yang perlu dihapuskan atau digabungkan dan hubungan-hubungan kerja dalam organisasi yang perlu dipersingkat sehingga dapat merampingkan struktur organisasi. Universitas Sumatera Utara 3. Asas penghematan Pemakaian biaya, bahan, benda, sedapat mungkin diusahakan tidak berlebihan, cukup sesuai dengan yang dituntut atau dibutuhkan. Penghematan berarti pencegahan penggunaan material dan uang secara berlebihan, sehingga biaya pekerjaan tersebut tidak menjadi boros. Asas ini meliputi penetapan pedoman tentang perhitungan biaya dan kemanfaatannya, pedoman tentang perhitungan kebutuhan warkat, pedoman tentang mekanisasi pekerjaan kantor dan pengurusan mesin kantor, pedoman tentang perhitungan formulir dan lain-lain. 4. Asas penghapusan Menghapus atau meniadakan sesuatu kegiatan yang dianggap kurang perlu, sudah tentu yang tidak punya dengan hasil yang hendak dicapai. Dalam asas ini dilakukan pertimbangan-pertimbangan tentang kegiatan-kegiatan yang dianggap kurang perlu sehingga sebaiknya dihapuskan atau ditiadakan 5. Asas penggabungan Menggabungkan atau menyatukan beberapa kegiatan yang memiliki persamaan dalam kemungkinan bisa dikerjakan sekaligusatau bersamaan sehingga dapat menghemat waktu dan tenaga kerja. Asas ini mempertimbangkan langkah- langkah tindakan yang perlu digabungkan sehingga lebih efisien. Dalam proses kerja, untuk memperoleh efisiensi kerja harus memenuhi syarat-syarat efisiensi kerja. Menurut Maris dalam blognya syarat yang harus dipenuhi untuk kerja yang efisien adalah 1. Pekerjaan yang dikerjakan berguna target dari hasil kerja tercapai sesuai dengan yang ditetapkan. Universitas Sumatera Utara 2. Dalam pelaksanaan harus ekonomis. Bersifat ekonomis dalam arti biaya, tenaga kerja, bahan, waktu, peralatan,ruang dan lain-lain semua dipakai dengan setepat-tepatnya. Tidak terjadi pemborosan. 3. Pelaksanaan kerja dapat dipertanggungjawabkan. Semua pelaksanaan dapat dipertanggungjawabkan dalam arti tidak akan terjadi hal-hal yang menyeleweng dari yang telah ditetapkan. 4. Ada pembagian kerja yang jelas. D e n g a n p e r h i t u n g a n t i d a k m u n g k i n 5. P e k e r j a a n h a n y a d i k e r j a k a n o l e h seorang, maka pembagian kerja perlu dilakukan. 6. Wewenang dan tanggung jawab harus sama. Yang dimaksud adalah wewenang dan tanggung jawab dari pimpinan bersangkutan. 7. Prosedur kerja harus praktis. Pekerjaan yang dimaksud memang dapat dilaksanakan dengan lancar dan tidak sulit. C. Prosedur Kerja Bagian Pelayanan PT. JAMSOSTEK